Come scrivere una lettera formale: struttura e contenuto

Sei alla ricerca di consigli su come scrivere una lettera formale?

In questa guida ti illustreremo tutti i passaggi per scrivere una lettera istituzionale da inviare ad un Docente, a Enti o Uffici o a professionisti di varia natura.

Se non sai come scrivere una lettera, qui sei nel posto giusto: abbiamo in serbo per te le migliori tecniche per redigere una email formale o una lettera, con tanto di esempi pratici.

Pronto per affrontare insieme a noi questo percorso? Iniziamo subito.

Tecniche e segreti per scrivere una lettera perfetta

Dalle formule come “cordiali saluti” alla struttura del testo, ecco tutto quello che devi sapere su come scrivere una lettera formale.

Perché scrivere una lettera formale

Prima di entrare nel vivo della nostra guida e di vedere come scrivere una lettera formale, facciamo un passo indietro e definiamo le motivazioni che possono spingerti a scegliere uno stile formale per la tua lettera.

Anzitutto, diciamo che la lettera formale è utile per comunicare con persone che non conosci e con cui non hai un rapporto di confidenza.

A differenza della lettera informale, rivolta ad amici o parenti, quella formale è perfetta da rivolgere alla Pubblica Amministrazione, al Sindaco o ad un’Azienda.

Per sapere come fare, continua nella lettura: vediamo come si struttura una lettera formale e quali sono gli esempi pratici per la redazione di questo testo.

Struttura del testo

La lettera formale ha, per definizione, una struttura ben delineata, composta da diversi elementi.

La cosa fondamentale, però, è che la tua lettera sia armoniosa e non cada nell’ampolloso: il linguaggio troppo formale rischia, infatti, di essere controproducente e di non far arrivare il messaggio al destinatario.

Vediamo ora come iniziare la nostra lettera formale e quali sono le regole d’oro per redigere un testo chiaro e diretto.

L’intestazione della lettera: mittente e destinatario

Se vuoi sapere come scrivere una lettera formale, la prima cosa da dire è che in questa tipologia di lettera devi inserire in apertura il mittente e il destinatario.

Il mittente va indicato in alto a sinistra: se scrivi con carta intestata, non c’è bisogno che lo specifichi ulteriormente; in caso contrario, devi indicare il tuo nome e cognome.

Il destinatario, invece, va inserito più in basso, allineato a destra, sotto a luogo e data della missiva. A questo punto, puoi utilizzare come formula di apertura “alla cortese attenzione di” e inserire il destinatario.

Per indicare il destinatario nella lettera formale, devi utilizzare specifici appellativi. Ecco alcuni esempi di abbreviazioni e appellativi che potrebbero esserti utili:

• Gentile o Egregio, da utilizzare per le persone fisiche;
• Spettabile, abbreviato in Spett.le, utilizzato per Enti o Aziende;
• Dottoressa o Dottore, per rivolgerti a un laureato. L’abbreviazione di Dottoressa è Dott.ssa, mentre quella di Dottore è Dott. Nota bene: se devi rivolgerti ad un medico, l’abbreviazione corretta è Dr.

Ti segnaliamo anche qualche caso particolare che richiede appellativi specifici, come ambasciatori, ecclesiastici o politici: per fare qualche esempio: On (Onorevole), Sen. (Senatore), S.E. (Sua Eccellenza).

Oggetto della lettera

Dopo aver inserito mittente e destinatario, è il turno dell’oggetto della lettera. Per oggetto si intende la motivazione principale per la quale hai scritto la missiva.

L’oggetto deve essere semplice e chiaro; la formula giusta da adottare è questa:

Oggetto: XYZ

Apertura e corpo del testo

Se ti stai domandando come scrivere una lettera formale, è giunto il momento di entrare nel vivo del testo e di vedere come articolare le tue richieste.

Per aprire la tua lettera, ti consigliamo di utilizzare una di queste formule di cortesia, così da rompere subito il ghiaccio con il tuo interlocutore:

• Come da accordi…;
• In base a quanto detto nel precedente scambio…;
• Con la presente si comunica che…;
• In relazione alla Sua/Vostra richiesta…

Prosegui poi con la scrittura illustrando al destinatario le ragioni della tua lettera e le tue eventuali richieste. Ricordati di adottare uno stile di scrittura chiaro e pulito, senza fare un eccessivo uso del “burocratese” e utilizzando sempre il Lei o il Voi.

Conclusione

Ora che abbiamo visto come scrivere una lettera formale, passiamo alla conclusione. Ora è il momento di congedare il destinatario adottando delle frasi di commiato, come ad esempio:

• La ringrazio per l’attenzione;
• Resto in attesa di un suo cortese riscontro;
• La ringrazio in anticipo per il tempo dedicatomi.

Firma e allegati

Per chiudere la missiva, inserisci la tua firma in basso a destra, inserendo prima il nome e poi il cognome.

Se la lettera contiene allegati, specificalo alla fine della missiva in basso a sinistra.

Lettere formali già fatte: esempi strutturali

Come promesso, veniamo agli esempi di lettera formale che puoi seguire per costruire il tuo testo.

Iniziamo con un fac simile di lettera commerciale:

G.le Dottor Belli,

La presente per segnalarLe che, in occasione del ventennale della nostra Azienda, Le abbiamo riservato un’offerta speciale sull’acquisto dei nostri prodotti: dal 15 settembre al 31 ottobre, Lei riceverà uno sconto del 30% su tutti i vini in catalogo.

In attesa di un Suo cortese riscontro, Le auguriamo un buon proseguimento di giornata.

Mario Rossi

Rossi Vini & Co

Il secondo esempio è una lettera formale al sindaco, ma la struttura è utilizzabile per scrivere anche missive diverse, come una lettera formale al preside:

Egregio Sig. Sindaco,

La presente per metterLa a conoscenza di una problematica relativa all’area di sosta di via XYZ. La seguente area, infatti, è puntualmente esposta ad un transito selvaggio di automezzi nelle ore notturne, che infastidisce i residenti del circondario.

A tal fine, in qualità di Rappresentante del Quartiere XYZ, Le chiedo un gentile riscontro e una verifica delle condizioni d’uso dell’area, al fine di garantire la convivenza tra automobilisti e residenti.

RingraziandoLa in anticipo del tempo dedicatomi, Le auguro un buon proseguimento di giornata.

Come compilare la busta della lettera

Dopo aver visto proprio tutto su come scrivere una lettera formale, passiamo alla busta che conterrà la tua missiva.

Sulla facciata anteriore della busta deve contenere i dati del destinatario, utili per recapitare la lettera. Nello specifico:

• Nome e cognome;
• Indirizzo, città e CAP del destinatario.

Sulla facciata posteriore della busta, invece, devi scrivere i dati del mittente (in questo caso, i tuoi). Scrivi sulla linguetta di chiusura della busta il tuo nome e cognome, il tuo indirizzo, città e CAP.

Ultimi consigli di stile

Chiudiamo il nostro approfondimento su come impostare una lettera formale con questi ultimi accorgimenti:

• Non scrivere la lettera formale a mano: scegli un programma di scrittura online e utilizza dei caratteri leggibili, come il Times New Roman. In alternativa, puoi utilizzare Arial, Tahoma o Calibri. Evita caratteri poco formali come il Comic Sans;
• Usa la maiuscola quando dai del Lei: quando ti rivolgi al tuo interlocutore, usa sempre il Lei e scrivi la prima lettera in maiuscolo;
• Giustifica il testo: verifica sempre che il contenuto del testo sia allineato sia a sinistra che a destra.

Hai ancora dubbi su come scrivere una lettera formale?

Siamo certi che, grazie ai consigli dell’Università Niccolò Cusano, riuscirai a scrivere missive perfette per ogni tua necessità.

Se sei interessato a scoprire qualcosa in più sugli stili di scrittura in vista della tesi, leggi anche: Come scrivere un abstract tesi: consigli e linee guida